Nachkalkulation gegen Versicherungsabrechnung: welche Zahl die wahre Auskunft gibt

Die Versicherungsabrechnung ist eine geordnete Erzählung, in der der Schaden bereits beigelegt ist. Die Nachkalkulation ist eine offene Rechnung, in der noch nichts beigelegt ist. Wer beide nebeneinanderlegt, sieht zwei verschiedene Unternehmen.

Boswau + Knauer hat in der Widmung des Buches "Vom Bau zur Sicherheitstechnologie" eine Personengruppe beschrieben, an die sich das Werk richtet. Es sind Geschäftsführer und Vorstände von Bauunternehmen, deren Projekte über das einstellige Millionenvolumen hinausreichen und deren klassische Sicherheitslösungen nicht mehr im Verhältnis zu den steigenden Materialwerten stehen. Diese Gruppe hat eine Eigenschaft, die sie von anderen unterscheidet. Sie kennt den Unterschied zwischen einer Versicherungsabrechnung und einer Nachkalkulation. Sie weiß, dass die zweite die wahre Auskunft gibt. Der vorliegende Text richtet sich an genau diese Leser. Er soll erklären, warum die beiden Dokumente nicht ineinander überführbar sind, was eine Nachkalkulation enthalten muss, um diese Funktion zu erfüllen, und welche Konsequenzen sich daraus für das Sicherheitsbudget eines Bauunternehmens ergeben.

Wer in der Lage ist, die beiden Zahlen nebeneinander zu legen, hat eine Diagnose, die er ohne diesen Schritt nicht hat. Wer es nicht tut, plant Sicherheit auf der Grundlage von Daten, die für einen anderen Zweck erstellt wurden.

Warum die Versicherungsabrechnung systematisch zu wenig zeigt

Die Versicherungsabrechnung erfüllt eine klar abgegrenzte Funktion. Sie dokumentiert, welcher gemeldete Schaden in welcher Höhe gedeckt war, welcher Selbstbehalt zu tragen ist und welcher Restbetrag erstattet wurde. Dieser Vorgang folgt einer juristisch sauberen Logik. Er ist vollständig in dem, was er abbildet. Er ist unvollständig in dem, was er nicht abbildet, und genau dort beginnt das Problem für die Geschäftsführung.

Die Abrechnung kennt drei strukturelle Verkürzungen. Erstens berücksichtigt sie nur Schäden, die gemeldet wurden. Die meisten kleinen Vorfälle auf Baustellen werden nicht gemeldet, weil der Aufwand der Meldung in keinem Verhältnis zum Erstattungsbetrag steht und weil eine Häufung gemeldeter Schäden in der nächsten Verhandlungsrunde die Prämie verschlechtert. Zweitens berücksichtigt sie nur Schäden, die unter die Police fallen. Folgeschäden, etwa Bauzeitverlängerungen, Vertragsstrafen oder Mehrkosten aus Materialnachbestellungen, sind in den meisten Bauversicherungen nicht oder nur mit engen Grenzen mitversichert. Drittens berücksichtigt sie nur Schäden, die als solche anerkannt wurden. Verlustpositionen, die als Schwund, Verschnitt oder Bauteilausfall verbucht wurden, erscheinen in den Lagerlisten und nicht in der Schadenakte.

Die Folge ist eine systematische Untererfassung der tatsächlichen sicherheitsbedingten Verluste. Wer auf der Basis der Versicherungsabrechnung sein Sicherheitsbudget plant, plant auf der Basis der Spitze eines Eisbergs, dessen Volumen ihm unbekannt ist. Der Begriff der Schadensquote, der in Versicherungsgesprächen geführt wird, ist dabei eine Hilfsgröße der Versicherung, nicht eine Steuerungsgröße des Unternehmens. Die Schadensquote sagt etwas über das Verhältnis von Prämieneinnahmen zu Auszahlungen aus. Sie sagt nichts darüber aus, wie tief die Sicherheit eines Bauunternehmens in seine Marge eingreift.

Der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft veröffentlicht regelmäßig Branchenwerte zu Diebstahl und Vandalismus im Bau. Diese Werte sind als Orientierung nützlich. Sie sind nicht als Einzelbetriebsdiagnose geeignet, weil sie auf den gemeldeten Fällen beruhen. Eine Geschäftsführung, die ihre eigene Lage einschätzen will, kann sich an diesen Branchenwerten messen, aber sie kann sie nicht als Ersatz für eine eigene Erhebung verwenden. Boswau + Knauer beobachtet in der Beratungspraxis, dass die tatsächlichen Verluste eines Bauunternehmens regelmäßig oberhalb der gemeldeten und damit dokumentierten Schäden liegen, in einer Größenordnung, die in der Geschäftsführung selten als solche wahrgenommen wird.

Was die Nachkalkulation als Instrument leistet

Die Nachkalkulation ist eine Übung im Rückblick. Sie nimmt das Bauprojekt nach seiner Übergabe auseinander und vergleicht die kalkulierten Werte mit den tatsächlich entstandenen. Sie zeigt damit, wo die ursprünglichen Annahmen getragen haben und wo sie nicht getragen haben. Sie ist in vielen Bauunternehmen ein Routineverfahren des Controllings. Sie ist in ebenso vielen Unternehmen eine Übung, die nicht zu Ende geführt wird, weil die Verantwortlichen die unangenehmen Fragen scheuen, die sich aus den Differenzen ergeben.

Im Kontext der Sicherheit hat die Nachkalkulation eine Funktion, die kein anderes Dokument erfüllen kann. Sie integriert die direkten Verluste, die Folgeschäden, die Zeitkosten und die Reaktionskosten in einer Zahl, die dem konkreten Projekt zugeordnet ist. Sie erlaubt damit eine Aussage, die in der Versicherungsabrechnung nicht möglich ist. Sie erlaubt die Aussage, was das Bauunternehmen ein Sicherheitsvorfall in der Summe gekostet hat, gemessen am gesamten Projektergebnis.

Diese Funktion ist in mehrfacher Hinsicht unbequem. Sie ist unbequem, weil sie Verantwortlichkeit zuordnet. Wer für die Sicherheit auf der Baustelle verantwortlich war, wird in der Nachkalkulation sichtbar. Sie ist unbequem, weil sie Annahmen widerlegt. Wer geglaubt hat, dass ein Wachdienst zu zwei Stunden pro Nacht ausreicht, sieht in der Nachkalkulation, ob diese Annahme getragen hat. Sie ist unbequem, weil sie zu Entscheidungen drängt. Wer sieht, dass ein Sicherheitsbudget systematisch zu niedrig angesetzt war, kann diese Erkenntnis nicht ohne Folgen lassen. Die Nachkalkulation entzieht der Geschäftsführung die Möglichkeit, in der nächsten Kalkulation dieselben Annahmen unverändert zu übernehmen.

Genau diese Unbequemlichkeit ist ihr Wert. Eine Geschäftsführung, die ihre Sicherheit auf der Grundlage der Nachkalkulation steuert, steuert auf der Grundlage von Daten, die für genau diesen Zweck erstellt wurden. Sie steuert nicht auf der Grundlage von Daten, die ein Versicherer für seinen Zweck erstellt hat und die ihr in einer Abrechnung zugeleitet werden. Die Trennung der beiden Datenquellen ist die Voraussetzung jeder ernsthaften Sicherheitsökonomie im Bau.

Was eine sicherheitsbezogene Nachkalkulation enthalten muss

Die Praxis zeigt, dass die meisten Nachkalkulationen Sicherheitskosten nicht separat ausweisen. Sie werden unter allgemeinen Baustelleneinrichtungskosten verbucht, oder sie werden als Teil der Personalkosten in den Bauhilfsbetrieben geführt. Diese Verbuchung ist legitim, sie ist aber für die Frage, die uns hier interessiert, nicht ausreichend. Eine Geschäftsführung, die ihre Sicherheitslage steuern will, braucht eine Aufstellung, die Sicherheit als eigenen Posten führt.

Eine solche Aufstellung umfasst mindestens sechs Positionen. Die erste Position sind die direkten Sachschäden, getrennt nach gemeldet und nicht gemeldet, mit einer Schätzung der nicht gemeldeten Anteile auf der Basis von Lagerdifferenzen und Aussagen der Polierebene. Die zweite Position sind die direkten Reaktionskosten, also die Stunden, die Personal, Bauleitung und externe Dienstleister auf den Vorfall verwendet haben, einschließlich der Anfahrtskosten und der Dokumentationsaufwände. Die dritte Position sind die Stillstandskosten, also die Kosten für die Stunden oder Tage, in denen die Baustelle nach dem Vorfall nicht arbeiten konnte, einschließlich der Mietkosten für die Geräte, die in dieser Zeit nicht produktiv waren. Die vierte Position sind die Folgekosten in den nachgelagerten Gewerken, also die Kosten der Verkettungen, die der Vorfall in den nachfolgenden Bauphasen ausgelöst hat. Die fünfte Position sind die Vertragskosten, also die anteiligen Vertragsstrafen, Pönalen und Nachverhandlungskosten, die mit dem Vorfall in Verbindung stehen. Die sechste Position sind die laufenden Sicherheitskosten des Projekts, also die Kosten für Bauzaun, Beleuchtung, Wachdienst und technische Systeme, die im Projektzeitraum angefallen sind.

Die Summe dieser sechs Positionen ergibt eine Größe, die dem Projektvolumen gegenübergestellt werden kann. Sie lässt sich als Prozentsatz ausdrücken, und dieser Prozentsatz ist die eigentliche Steuerungsgröße. Er erlaubt den Vergleich zwischen Projekten, zwischen Standorten und zwischen Zeiträumen. Er erlaubt damit Entscheidungen, die ohne ihn auf Intuition gegründet sind.

Boswau + Knauer empfiehlt, diese Aufstellung in einem standardisierten Format zu führen, das in der Buchhaltung als Schattenkonto neben der regulären Projektabrechnung mitläuft. Die Daten dafür liegen in den meisten Unternehmen vor. Sie sind nur nicht zusammengeführt. Die Zusammenführung ist eine Frage des Berichtswesens, nicht eine Frage neuer Erhebungen. Wer einmal damit beginnt, hat nach zwei bis drei Projekten eine Basis, an der er sich ehrlich messen kann.

Wo die beiden Zahlen auseinanderlaufen

Die interessante Beobachtung in der Praxis ist nicht, dass die Versicherungsabrechnung und die Nachkalkulation unterschiedliche Zahlen zeigen. Diese Differenz ist erwartbar. Die interessante Beobachtung ist, wie systematisch sie in eine Richtung auseinanderlaufen. Die Nachkalkulation liegt regelmäßig oberhalb der Versicherungsabrechnung, oft um ein Mehrfaches. Diese Asymmetrie ist nicht zufällig. Sie hat strukturelle Gründe.

Der erste Grund liegt in der Definition des Schadens. Ein Versicherer definiert Schaden als den ersatzfähigen Anteil eines Vermögensverlusts unter Berücksichtigung der Police. Eine Nachkalkulation definiert Schaden als die Differenz zwischen kalkuliertem und tatsächlichem Projektergebnis, soweit sie einem Sicherheitsvorfall zugerechnet werden kann. Beide Definitionen sind in sich richtig. Sie messen unterschiedliche Dinge. Der zweite Grund liegt in der Behandlung der Zeit. Ein Versicherer ersetzt selten die Zeit, die ein Vorfall gekostet hat, weil Zeit in den meisten Bauversicherungen nicht oder nur in engen Grenzen versichert ist. Eine Nachkalkulation muss die Zeit beziffern, weil sie sich in der Projektrentabilität niederschlägt. Der dritte Grund liegt in der Behandlung des Verhaltens. Ein Versicherer reagiert auf den Vorfall, wie er gemeldet wurde. Eine Nachkalkulation kann auch verhaltensbedingte Mehrkosten ausweisen, etwa Aufwände, die entstanden sind, weil das Personal nach dem Vorfall vorsichtiger gearbeitet hat und damit langsamer geworden ist.

Diese drei Gründe wirken zusammen. Sie führen dazu, dass die Versicherungsabrechnung eine ordentliche Erzählung über einen abgeschlossenen Vorgang liefert, während die Nachkalkulation eine unordentliche Erzählung über einen offenen Vorgang liefert. Die ordentliche Erzählung ist beruhigend. Die unordentliche Erzählung ist steuerungsrelevant. Wer in der Geschäftsführung beruhigt werden will, liest die Versicherungsabrechnung. Wer in der Geschäftsführung steuern will, liest die Nachkalkulation.

Eine sinnvolle Erweiterung dieser Übung ist der Vergleich über mehrere Jahre. Eine einzelne Nachkalkulation zeigt eine Momentaufnahme. Eine Reihe von Nachkalkulationen zeigt einen Trend. Der Trend ist die eigentlich relevante Größe, weil er anzeigt, ob die getroffenen Sicherheitsmaßnahmen wirken oder nicht. Eine Geschäftsführung, die diesen Trend kennt, kann argumentieren. Eine Geschäftsführung, die ihn nicht kennt, muss vermuten.

Welche Konsequenzen sich für das Sicherheitsbudget ergeben

Aus der Differenz zwischen Versicherungsabrechnung und Nachkalkulation folgen praktische Konsequenzen für die Budgetierung. Die erste Konsequenz ist eine andere Bezugsgröße. Wer Sicherheit budgetiert, sollte sie nicht am Versicherungsbeitrag bemessen, sondern an der Summe der in der Nachkalkulation ausgewiesenen sicherheitsbedingten Verluste der vergangenen Geschäftsjahre. Diese Größe ist regelmäßig ein Mehrfaches des Versicherungsbeitrags. Sie ist die ehrlichere Bezugsgröße. Die zweite Konsequenz ist eine andere Wirkungslogik. Wer Sicherheit budgetiert, sollte sich nicht fragen, wie er die Prämie senken kann, sondern wie er die in der Nachkalkulation ausgewiesenen Verluste reduzieren kann. Die Prämie ist eine abgeleitete Größe. Die Verluste sind die Ursache.

Die dritte Konsequenz ist eine andere Investitionslogik. Wer Sicherheit budgetiert, sollte die Investition gegen die in der Nachkalkulation gemessenen Effekte rechnen. Eine Investition in Sicherheitstechnologie, die in der Versicherungsabrechnung eine moderate Wirkung zeigt, kann in der Nachkalkulation eine erhebliche Wirkung zeigen, weil sie Folgeschäden, Stillstandskosten und Verkettungseffekte mit reduziert. Diese Wirkung ist messbar, wenn die Nachkalkulation entsprechend aufgesetzt ist. Sie ist nicht messbar, wenn das Berichtswesen Sicherheit nicht als eigenen Posten führt.

Die vierte Konsequenz ist eine andere Gesprächsführung gegenüber dem Versicherer. Ein Bauunternehmen, das eine professionelle Nachkalkulation führt, verhandelt anders mit dem Versicherer. Es kann seine eigenen Daten gegen die Annahmen des Versicherers stellen. Es kann die Wirkung einer technischen Maßnahme nachweisen, statt sie behaupten zu müssen. Es kann eine Prämiengestaltung verlangen, die sich an der eigenen Datenlage orientiert und nicht an Branchenwerten, die für ein anderes Risikoprofil erhoben wurden. Die Verhandlungsposition verändert sich substantiell, sobald die Nachkalkulation eine eigene Sprache spricht.

Im Buch "Vom Bau zur Sicherheitstechnologie" ist diese Logik als unternehmerische Haltung beschrieben. Wer aus der Praxis kommt, fragt nicht zuerst, was günstig ist, sondern was sich rechnet. Die Nachkalkulation ist das Instrument, das diese Frage beantwortet. Die Versicherungsabrechnung ist es nicht.

Wer im Unternehmen die Nachkalkulation tatsächlich liest

Die letzte Frage ist eine organisatorische. Eine Nachkalkulation wird in den meisten Bauunternehmen erstellt. Sie wird nicht in jedem Unternehmen gelesen, und sie wird noch seltener in der Form gelesen, in der sie steuerungsrelevant wäre. Die Frage, wer sie liest, entscheidet darüber, ob sie ihre Funktion erfüllen kann.

In einer funktionierenden Organisation wird die Nachkalkulation auf mindestens drei Ebenen gelesen. Die erste Ebene ist die Projektleitung. Sie liest die Nachkalkulation als Selbstprüfung. Sie sieht, wo ihre Annahmen getragen haben und wo nicht, und sie zieht Konsequenzen für das nächste Projekt. Die zweite Ebene ist die kaufmännische Leitung. Sie liest die Nachkalkulation als Steuerungsinstrument. Sie sieht, welche Projekttypen unter welchen Bedingungen rentabel sind, und sie passt die Kalkulationsgrundlagen an. Die dritte Ebene ist die Geschäftsführung. Sie liest die Nachkalkulation als strategisches Dokument. Sie sieht, wo das Unternehmen systematische Schwächen hat, und sie entscheidet über Investitionen, die diese Schwächen adressieren.

In vielen Unternehmen wird die Nachkalkulation nur auf der ersten Ebene gelesen, und auch dort nur partiell. Die kaufmännische Leitung bekommt die Zahlen, ohne die Hintergründe zu kennen. Die Geschäftsführung sieht eine Zusammenfassung, die für strategische Entscheidungen zu grob ist. Das Ergebnis ist eine Datenlage, die im Unternehmen vorhanden ist, aber nicht ankommt.

Boswau + Knauer hat in Audits regelmäßig die Beobachtung gemacht, dass die Wiederzusammenführung der vorhandenen Daten in einem einzigen Berichtsformat einen Erkenntnisgewinn liefert, der mit keiner zusätzlichen Erhebung erreicht werden könnte. Die Daten liegen vor. Sie sind verstreut. Wer sie zusammenführt, hat eine Diagnose, die er ohne diesen Schritt nicht hat. Die Geschäftsführung, die diese Diagnose liest, sieht den Anteil von Sicherheit am Projektergebnis in einer Schärfe, die in der Versicherungsabrechnung nicht abgebildet ist.

Was bleibt

Die Versicherungsabrechnung und die Nachkalkulation sind zwei Dokumente, die unterschiedliche Fragen beantworten. Die Versicherungsabrechnung beantwortet die Frage, was die Versicherung gezahlt hat. Die Nachkalkulation beantwortet die Frage, was das Unternehmen verloren hat. Beide Fragen sind legitim. Nur die zweite ist für die Steuerung des Unternehmens entscheidend.

Wer als Geschäftsführer eines Bauunternehmens sein Sicherheitsbudget plant, sollte beide Dokumente lesen. Er sollte die Versicherungsabrechnung als das nehmen, was sie ist, eine geordnete Darstellung eines abgeschlossenen Vorgangs aus der Perspektive eines Dritten. Er sollte die Nachkalkulation als das nehmen, was sie sein kann, ein internes Steuerungsinstrument, das ihm zeigt, wie tief Sicherheit in die Marge greift. Wenn beide Dokumente vorliegen und beide gelesen werden, ist die Diagnose vollständig. Wenn nur eines vorliegt oder nur eines gelesen wird, ist die Diagnose unvollständig, und die nächste Investitionsentscheidung steht auf einem Datensatz, der für sie nicht gemacht wurde.

Wer prüfen möchte, ob die eigene Nachkalkulation diese Funktion erfüllt und welche Schritte konkret zu gehen wären, findet bei Boswau + Knauer das Format eines vertraulichen Gesprächs von sechzig Minuten. In diesen sechzig Minuten zeichnet die Geschäftsführung ihre Lage, und wir zeichnen, was wir an ihrer Stelle sehen würden. Niemand verkauft etwas in diesen sechzig Minuten. Wenn das Gespräch keine Folge hat, ist das Gespräch das Ergebnis. Wer eine tiefere Standortbestimmung sucht, kann das in drei bis fünf Tagen durchgeführte Audit beauftragen, an dessen Ende sechs definierte Lieferobjekte stehen, darunter eine Wirtschaftlichkeitsrechnung in drei Szenarien und ein Umsetzungsplan mit Meilensteinen. Beide Wege sind so beschrieben, dass die Geschäftsführung weiß, was sie bekommt und was nicht passiert.

Häufige Fragen

Was zeigt die Nachkalkulation, was die Versicherungsabrechnung verbirgt?

Die Nachkalkulation zeigt die Summe der sicherheitsbedingten Verluste eines Projekts, einschließlich der nicht gemeldeten Schäden, der Stillstandskosten, der Folgekosten in den nachgelagerten Gewerken und der Vertragskosten. Die Versicherungsabrechnung zeigt nur den ersatzfähigen Anteil der gemeldeten Schäden unter Berücksichtigung der Police. Die Differenz ist regelmäßig ein Mehrfaches des Versicherungsbetrags. Sie ist die eigentlich steuerungsrelevante Größe, weil sie den Anteil von Sicherheit am Projektergebnis sichtbar macht. Die Versicherungsabrechnung verbirgt diese Größe nicht im Wortsinn, sie ist für ihre Darstellung schlicht nicht gemacht.

Wie wird eine Nachkalkulation aufgesetzt?

Eine sicherheitsbezogene Nachkalkulation wird als Schattenkonto neben der regulären Projektabrechnung geführt. Sie nutzt Daten, die in den meisten Unternehmen bereits vorliegen, etwa Stundenaufzeichnungen, Lagerlisten, Mietverträge für Geräte und Dokumentationen der Bauleitung. Der entscheidende Schritt ist die Zusammenführung dieser Daten unter dem Aspekt Sicherheit. Boswau + Knauer empfiehlt ein standardisiertes Format mit sechs Positionen, das in der Buchhaltung verankert ist und nach jedem abgeschlossenen Projekt befüllt wird. Nach zwei bis drei Projekten entsteht eine Basis, die belastbare Vergleiche und Trendaussagen erlaubt.

Welche Posten gehören in die Nachkalkulation?

Sechs Positionen sind verbindlich:

1. Direkte Sachschäden, gemeldet und nicht gemeldet.
2. Direkte Reaktionskosten, also Stunden für Personal, Bauleitung und externe Dienstleister.
3. Stillstandskosten, einschließlich der Mietkosten für ungenutzte Geräte.
4. Folgekosten in den nachgelagerten Gewerken aus Verkettungseffekten.
5. Vertragskosten wie anteilige Pönalen, Vertragsstrafen, Nachverhandlungsaufwände.
6. Laufende Sicherheitskosten des Projekts, also Bauzaun, Beleuchtung, Wachdienst, Technik.

Die Summe ergibt eine Größe, die dem Projektvolumen gegenübergestellt wird und als Prozentsatz die Steuerungsgröße für die Geschäftsführung liefert.

Wer im Unternehmen liest die Nachkalkulation?

In einer funktionierenden Organisation wird die Nachkalkulation auf drei Ebenen gelesen. Die Projektleitung liest sie als Selbstprüfung und Lerngrundlage für das nächste Projekt. Die kaufmännische Leitung liest sie als Steuerungsinstrument und passt die Kalkulationsgrundlagen an. Die Geschäftsführung liest sie als strategisches Dokument und entscheidet über Investitionen, die systematische Schwächen adressieren. In vielen Unternehmen kommt die Nachkalkulation auf den oberen Ebenen nur in einer Zusammenfassung an, die für strategische Entscheidungen zu grob ist. Die Wiederzusammenführung der Daten in einem einzigen Berichtsformat ist der entscheidende Schritt zur Wirksamkeit.